¿Por qué es importante el control?

Primero que todo es importante conocer que es precisamente el control, y de esta forma poder inferir sobre cuán importante es. Como significado general se puede firmar que el control es el proceso en el cual las actividades son vigiladas, con el fin de mantenerlas bajo los márgenes deseados, y en caso de que exista algún  percance poder corregirlo, ahora bien dicho esto, es posible tomar como base experiencias vividas por cada uno a modo de retroalimentación y analizar si en ellas se tuvo control de la situación, o si por el contrario se dejó a la libre. Es decir, el control debe ser parte fundamental de todo acto que queramos manejar a nuestro gusto, en la mayoría de las veces, se realiza de forma involuntaria, lo que nos lleva a responder la pregunta plantada anteriormente, y es que resulta que la importancia del control radica en que todo ser humano, y en el caso de la administración y de los gerentes, de acuerdo con el capitulo leído para realizar este blog, podemos afirmar que es indispensable siempre que se desee que un sistema productivo sea eficaz y eficiente, además ayudar a aspectos clave como el logro de metas empresariales, y motivación de los empleados, aunque realmente no existe garantía que el control nos lleve al éxito, considero que puede ser una guía sumamente importante para lograrlo.

 Cuáles son los tres enfoques para diseñar sistemas de control. 

Como parte del amplio concepto del control tenemos algunas subdivisiones del mismo que nos ayudan a acomodarlo de acuerdo a nuestras necesidades empresariales, estos serían los siguientes; control de mercado, control burocrático, y control de clan.

El control de mercado radica en la utilización de mecanismos externos del mercado, tales como la competencia de precios, participación en el mercado, e incluso tendencias del mismo. Un ejemplo concreto de esto sería, la compañía Hyundai, que producto de sus distintas divisiones logran producir desde automóviles, hasta escaleras eléctricas para los centros comerciales, y estos a su vez son evaluados de acuerdo al aporte que realizan a la compañía, así se puede tener un control sobre a cuál de las divisiones se girará más recursos por ejemplo.

El control burocrático toma como referencia la autoridad existente dentro de la organización, la cual está dependiendo de los mecanismos administrativos y de jerarquía dentro de los cuales se encuentran las reglas, procedimientos, reglamentos, políticas empresariales, estandarización de las actividades y descripciones de cada puesto. Como ejemplo de este enfoque de control se puede mencionar a la empresa automotriz Nissan, en donde existe un fuerte control por parte de los gerentes de las diferentes áreas para mantener la producción y empleados bajo los lineamientos de la organización.

El tercer enfoque es el control de clan, este toma como referencia el comportamiento de los empleados y lo regula a través de algunos valores compartidos, tradiciones, rituales y creencias organizacionales, así como las normas y reglas de la misma. Este sistema es adoptado por muchas empresas en donde los equipos son parte fundamental y se vuelven comunes, además del cambio tecnológico acelerado. Un ejemplo de ello es HP, o conocida también como Hewlett Packard al desempeñarse dentro del mundo de la computación al conocer que es un mundo cambiante, en donde algo puede ser novedoso y al día siguiente simplemente obsoleto.

 Explique los tres tipos de control existentes.

Todo acto de dirección puede implementar distintos tipos de controles de acuerdo a diversos factores que conviertan a alguno de los ejemplos mencionados a continuación en el más adecuado.

Muchas veces se afirma que el control que todos quieren es el preventivo, ya que como se menciona en el libro es el más deseable, esto debido a que evita los problemas que pueden ocurrir antes de proceder con la actividad o asignación real. Un claro ejemplo de ello puede ser el café de Costa Rica, independientemente de la marca de calidad que sea, siempre buscan cuidar los cafetales y procesos de secado, recolección y almacenamiento para poder brindar la mejor calidad a los futuros compradores, es decís cuidad de manera preventiva su producto para evitar pérdidas o una baja calificación de su café y por ende perder el lujo que ostentan.

El segundo de ellos es el control recurrente, que aunque sea evidente de que trata, es importante expresarlo en diferentes palabras para facilitar su comprensión, es decir este tipo de control es aquel que va tomando lugar mientras la actividad o proceso está dando, esto con el fin de verificar prácticamente en el lugar las labores realizadas y así poder corregir algún aspecto en caso de ser necesario. Como ejemplo se puede mencionar una pequeña fábrica de artesanías en la cual un jefe supervisa a sus empleados en el momento, y dependiendo de la labor que desempeñen los trabajadores el gerente de esta pequeña empresa podrá corregirlos, para incrementar la calidad e incluso bajar los costos.

Como tipo de control final se puede citar al control de retroalimentación que totalmente opuesto al primer tipo de control mencionado, toma lugar una vez que la actividad se ha dado por concluida, además es importante mencionar que este control es sumamente popular, ya que muchas veces el tradicional concepto de ‘prueba y error’ es utilizado para mejorar el producto o servicio en el futuro, pero cuenta con la desventaja que muchas veces cuando se da el servicio o las personas adquieren el producto ya es muy tarde para cambiar la calidad del mismo, puesto que los clientes muestran su disgusto, y esto puede generar un repudio hacia la empresa. Un claro ejemplo de esto serían las compañías embotelladoras de refrescos gaseosos, que aunque realicen estudios, lanzan un producto al mercado que resulta no ser del agrado de casi ningún comprador, y posterior a eso se puede crear una mala imagen de la marca. 

¿Por qué es importante que un administrador desarrolle sus habilidades de comunicación?

La comunicación como parte fundamental de la relación social, debe ser clara y siempre adecuarse a las necesidades, contexto o simplemente a lo que se quiere trasmitir, para ello se debe tener en cuenta que existen barreras que nos pueden llevar a comprender el mensaje de la manera menos deseada, o bien si se sabe evitar caer en esos baches de la comunicación, será posible asimilar y decodificar el mensaje de la forma deseada, ahora bien , para esto anteriormente se indicó una serie de recomendaciones a seguir para lograr tener una comunicación eficaz e incluso agradable, tanto para el receptor como para el emisor.

Por este motivo es que un administrador, suponiendo que es un gerente, debe contro9lar todos los factores y sobrepasar las barreras que se interpongas, todo con el fin de tener la mejor conexión verbal con los trabajadores o incluso sus superiores, ya que se dice que la comunicación es la llave de una buena relación social. 

Cuáles son las barreras para la comunicación eficaz y cómo pueden evitarse o corregirse.

Como en todo acto de trasmitir emociones o pensamientos, en la comunicación existen barreras que impiden, o dificultan el buen entendimiento del mensaje, estas pueden ser interpersonales o intrapersonales, es decir tienen origen en el hablante o receptor, o bien en el ambiente. Estas barreras explicarían claramente por qué muchas veces simplemente no entendemos lo que se nos dice, es decir no decodificamos el mensaje de la forma que se pretende.

Algunas de estas barreras son citadas y explicadas a continuación;

·         Filtrar: Es la forma de manipulación que le da el emisor, todo con el fin de hacerla más favorable al receptor, es decir modificar el mensaje para que el oyente, suponiendo que es una conversación oral, entienda lo que al emisor le sirva más.

·         Percepción selectiva: el receptor ve y escucha lo que más le conviene, por ello la palabra ‘selectiva’ ya que se realiza una distinción de acuerdo con la experiencia, motivación u otros antecedentes y características de cada persona.

·         Sobrecarga de información: esto se da cuando la cantidad de información que va en el mensaje es superior a lo que el receptor puede procesar, es decir se entiende poco de lo que se quiere dar a entender o incluso se puede no entender nada.

·         Emociones: la sensación que tiene el receptor cuando el mensaje que se le transmite es recibido.

·         Lenguaje: El significado de las palabras cambiará según la persona, es decir los receptores podrán aplicar su propia definición sobre algunas de las palabras que se comunican.

·         Género: aunque sea muchas veces incomprensible que esto se dé, hay que tener en cuenta que pasa constantemente, ya que la reacción que tiene un hombre y una mujer del mensaje puede claramente ser distinta ya que dependiendo del genero se tiene un estilo diferente de comunicación.

·         Cultura Nacional: como su nombre lo indica, esta barrera se encuentra estrictamente relacionada con las distinciones que surgen dependiendo del idioma o variantes del mismo que conforman las culturas de las diferentes naciones, y pueden llegar a entorpecer la comunicación.

Una vez enunciadas las barreras existen para una comunicación eficaz, se puede afirmar que se deben seguir una serie de recomendaciones para lograr el mayor entendimiento posible del mensaje, en este caso serían 5 los puntos a tomar en cuenta;

·         Retroalimentación: preguntar, o analizar lo que se ha dicho, para así lograr determinar si lo que se quiso dar a entender logro llegar a oídos del receptor, o bien saber que fue lo que en realidad se entendió.

·         Simplificación del lenguaje: se deben utilizar palabras que sean de fácil interpretación para el receptor y así facilitar la comunicación.

·         Escuchar con atención: escuchar detenidamente el significado completo de todo el mensaje, es decir no se deben interpretar prematuramente las palabras, ni tampoco responder sin analizar bien lo que se va a decir.

·         Controlar Emociones: Se debe tener noción y reconocer cuando se está afectado emocionalmente, para que de esta forma sea posible evitar la comunicación.

·         Cuidar los indicios no verbales: se debe tener presente que la mayor cantidad de mensaje es transmitida por medio de gestos y expresiones, por ello hay que procurar que esos sean congruentes y vayan acorde con lo que se quiere expresar.

Explique concisamente las nuevas corrientes en el tema del liderazgo. ¿Cómo las puede aplicar un administrador en su trabajo?

Antes de poder decidir cómo pueden ser aplicadas estas nuevas corrientes de liderazgo se debe explicar detalladamente cada una de ellas:

Liderazgo Carismático:

Un líder de este tipo se caracteriza por tener la habilidad de ser bienvenido por parte de sus subordinados, trabajadores en la eventual empresa en la que se desenvuelva o personas en general, esto en el caso de ser algún miembro de la política o un grupo de personas con intereses similares por ejemplo. Además, esta teoría afirma que muchas veces  los seguidores de dichos líderes pueden llegar a atribuirle capacidades heroicas, que llevan a los admiradores de estos dirigentes a darles una condición de ídolo, es decir son idolatrados por las masas. Un claro ejemplo de esto Martin Luther King, quien fue sumamente aclamado y querido por la población afrodescendiente en Estados Unidos, gracias a la forma de defender los derechos de esta minoría, junto con la buena imagen y sentimiento de protección que les generaba.

Liderazgo Visionario:  

El líder visionario se caracteriza por tener una noción clara del presente y un enfoque conciso y realista hacia el futuro, logrando de esta manera presentar ideas creíbles, posibles y atractivas para los demás. Esto provee a este tipo de líderes de un sentimiento de fe, y confianza, incrementando así la capacidad de convencer y mover grupos de personas, además de esto, con la energía positiva que transmite una persona como esta, hace que el futuro que se visualiza comience ‘ya’. Esto se puede resumir en que un líder visionario, es claramente un emprendedor, ya que con una meta fija en mente puede lograr grandes cambios para la empresa, o incluso en el ámbito político, para el país.

Líderes Transaccionales:

Este tipo de liderazgo se caracteriza por ser sumamente ordenado y claro con lo que se quiere, y a lo que se desea llegar, ya que los líderes suelen motivar a los empleados, o seguidores aseguir adelante hacia la menta que se ha planteado, asimismo, se establecen las normas, roles de cada uno y tareas que serán asignadas; todo esto con el único fin de mantener un balance y un orden durante el tiempo que se requiera para llegar a esa meta. En resumen, este tipo de liderazgo se basa en la motivación como motor principal para cumplir lo deseado.

Líderes Transformacionales:

Las personas que se desempeñan como líderes transformacionales constantemente buscan inspirar a sus seguidores a ver más allá de sus deseos y con ello ir más allá de sus intereses, todo con el único fin de mantener en excelente estado a la empresa, u organización, ya que se antepone el bien de la mayoría ante el bien individual, casi como sería en un régimen socialista. Además, el líder también tiene la capacidad de calar profundamente en la mente de los demás, produciendo un efecto extraordinario entre sus seguidores.

 

Ahora bien, una vez explicado el concepto de cada uno de los cuatro tipos de liderazgo actual se puede inferir que estos puntos pueden ser utilizados por cualquier administrador dependiendo siempre de su carácter y también la forma en la que quiera desenvolverse en la organización, ya que pienso que el liderazgo es algo casi nato, y la persona aprende a manejarlo, además dependiendo de la forma de ser de cada líder así será el camino por el que opte, por ejemplo, un gerente sin pocas ganas de cambiar, incursionar en nuevos campos, o bien, mejorar en los actuales campos en los que se desempeña, no podrá ser un Líder Visionario. Así podemos observar que mucho de este liderazgo depende de la persona y el ambiente en el cual se encuentre.

¿Existe algún líder que usted admire?

Nunca me ha gustado idolatrar a ninguna persona, por eso creo que nunca he considerado la idea de admirar mucho a un líder, aunque existan personas que claramente son dignas de respeto por algunas obras que han hecho, no podría señalar a uno en específico. Creo que para poder considerar a alguien como líder sumamente sobresaliente debe tener características similares a las que quiero llegar a alcanzar, quizás alguien que revolucione la forma de actuar y de pensar de los políticos en Costa Rica, es decir algún líder visionario, que tenga los pies sobre la Tierra, que con años de análisis pueda proponer, y llevar a cabo proyectos de suma importancia y necesidad, pero que sean alcanzables. En resumen mi perfil de líder creo que iría enfocado más hacia el tipo ‘visionario’, en mi caso dirigido más hacia los problemas políticos del país, cabe recalcar que aunque este blog sea de administración, decidí adaptar la materia a un tipo diferente de administración, es decir no manejar estos términos solamente en el campo de las corporaciones u organizaciones.